Sistem Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă

Digitalizarea serviciilor de stare civilă

Prin implementarea Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă – SIIEASC, activitatea de stare civilă desfășurată la nivelul Orașului Băile Govora a fost integrată într-un sistem informatic național destinat înregistrării, gestionării și eliberării documentelor de stare civilă în format electronic.

Proiectul reprezintă o etapă importantă în procesul de digitalizare a administrației publice, prin trecerea de la fluxurile tradiționale, bazate în mare măsură pe documente și corespondență pe suport hârtie, la procese informatizate, standardizate și interconectate.

SIIEASC acoperă principalele evenimente de viață ale cetățenilor – naștere, căsătorie, divorț și deces – și permite ofițerilor de stare civilă să lucreze într-un sistem unitar, conectat la infrastructura națională.

Ce a însemnat implementarea la nivel local

Dotarea compartimentului de stare civilă

Prin proiect au fost create condițiile tehnice necesare pentru utilizarea noului sistem informatic, inclusiv prin dotarea oficiilor de stare civilă cu stații de lucru și echipamente multifuncționale.

La nivel național au fost configurate, distribuite, instalate și puse în funcțiune 3.687 de complete formate din stații de lucru și multifuncționale la sediile unităților administrativ-teritoriale și structurilor de evidență a persoanelor.

Compartimentul de stare civilă al Primăriei Orașului Băile Govora a fost dotat și integrat în infrastructura informatică necesară utilizării SIIEASC, creându-se condițiile pentru desfășurarea electronică a operațiunilor de stare civilă.

Patru evenimente de viață gestionate digital

Sistemul informatic este construit în jurul celor patru evenimente fundamentale de stare civilă:

• naștere;
• căsătorie;
• divorț;
• deces.

Pentru aceste evenimente, SIIEASC asigură suportul informatic necesar înregistrării și gestionării datelor și documentelor de stare civilă și dezvoltării serviciilor electronice destinate cetățenilor și instituțiilor publice.

De la registre pe hârtie la fluxuri electronice

Implementarea SIIEASC marchează trecerea activității de stare civilă către fluxuri electronice unitare. Informațiile pot fi gestionate într-un sistem informatic centralizat, reducând necesitatea circuitelor administrative exclusiv pe suport hârtie și facilitând schimbul de date între instituțiile abilitate.

Unul dintre efectele urmărite și obținute prin proiect este reducerea timpului de soluționare a cererilor cetățenilor prin eliminarea unei părți importante a corespondenței letrice dintre instituții.

Interoperabilitate între instituții

SIIEASC nu funcționează izolat. Sistemul a fost conceput pentru interoperabilitate între autoritățile centrale și locale care utilizează informații de stare civilă.

Infrastructura include platforme dedicate:

• ofițerilor de stare civilă;
• cetățenilor;
• instituțiilor publice partenere;
• schimbului de date între administrațiile publice;
• arhivei electronice de stare civilă.

Pentru administrația locală, acest lucru înseamnă integrarea activității compartimentului de stare civilă într-un ecosistem digital național, cu proceduri și informații gestionate într-un mod mai unitar.

Arhiva electronică a actelor de stare civilă

O componentă majoră a proiectului național a fost digitizarea actelor de stare civilă istorice.

În cadrul proiectului au fost digitizate peste 68,5 milioane de acte de stare civilă întocmite în perioada 1 ianuarie 1921 – 31 decembrie 2020, fiind constituită o arhivă electronică destinată gestionării acestor documente.

Surse oficiale ulterioare indică faptul că infrastructura SIIEASC include în prezent o arhivă electronică de peste 76 de milioane de acte, acumulată în procesul de operaționalizare a sistemului.